E-faturadan yararlanma yönteminiz her olursa olsun (GİB portal, Özel Entegratör, Özel Entegarasyon) gönderdiğiniz faturalar tarih ve numara ardışıklığını takip etmek zorundadır. Göndereceğiniz e-Fatuaların numaralarını kullandığınız muhasebe programından ayarlayabileceğiniz gibi Orkestra'dan da işlem yapabilirsiniz.

Orkestra'da her bir fatura tipi için ( e-arşiv, e-fatura, e-irsaliye, e-ihracat vb. ) farklı numaralama şablonları oluşturabilirsiniz. Farklı seriler sayesinde faturalarınızı ayırt etmeniz daha kolay olacaktır.

 

Genel

---

Kod: Hazırlanan kuralı açıklayıcı bir kod yazılır. Hiçbir yere etkisi yoktur istenilen metin yazılabilir. ( e-irsaliye, e-ihracat vb. )

Ön Ek: Portal kullanıcıları FYS ön ekini kullanmak zorundadır. Bulunulan yıla göre FYS2017, FYS2018, FYS2019 yazılmalıdır.
             Entegratör yöntemini kullananlar için herhangi bir zorunluluk yoktur. 3 Haneden oluşan istedikleri ön eki kullanabilirler.  ORK2018, OR12018, GY32018  vb.

Başlangıç Zamanı: Yeni butonuna tıklandığında varsayılan olarak o günün tarihi yazar. Oluşturulan kuralın hangi tarihten itibaren uygulanacağının belirtildiği alandır. Tarihi istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.

Bitiş Zamanı: Hazırlanan numaralama şablonununun sonlandıralacağı tarih girilir. Genellikle Yıl sonu yazılır.

Kaynak Nesne

---

Fatura: Oluşturulacak şablon e-Fatura ise bu tercih seçilmelidir. ( e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İhracat Faturası )

İrsaliye: Oluşturulacak şablon e-İrsaliye ise bu tercih seçilmelidir.

İrsaliye Yanıtı: Oluşturulacak şablon e-İrsaliye Yanıtı ise bu tercih seçilmelidir.

Üretim Yöntemi

---

Sayaç Üzerinden : Seçildiğinde her yeni fatura oluşturudğunuzda "Sayaç Değeri" artar ve en son kaldığınız numarayı burada görebilirsiniz. Fatura numarası oluşturulmuş bir faturayı silip yeni fatura oluşturduğunuzda Orkestra en son Sayaç değerine bakar ve kaldığı yerden Faturalara numara vermeye devam eder. Örneğin ORK2018000000005 nolu faturayı oluşturdunuz ve sonradan sildiniz. Yeni oluşacak faturanın numarası ORK2018000000006 olacaktır.

Dinamik Sorguyla : Fatura numarası oluşturulmuş bir faturayı silip yeni fatura oluşturduğunuzda, sistem veritabanından en son sistemde kayıtlı fatura numarasını kontrol eder. Ve son fatura numarasını baz alarak numaralama işlemine devam eder. Örneğin ORK2018000000005 nolu faturayı oluşturdunuz ve sonradan sildiniz. Yeni oluşacak faturanın numarası yine ORK2018000000005 olacaktır. Çünkü veritabanında ORK2018000000005  nolu bir fatura kaydı yoktur. Kullanıcı hatalarının önüne geçmek için bu tercihi kullanmanız önerilir.

Gün Farkına Göre: Faturalarınızı tarih ve numara sırasına göre düzenli gönderdiğiniz halde arada bazı firmalar geçmiş tarihe fatura isteyebilirler. Ve siz bu durumda 2. bir şablon kullanmak yerine aynı şablonunuzu kullanmak isteyebilirsiniz. Bu durumda Orkestra sizin faturayı kestiğiniz tarihe göre ön ekin 3. hanesini kendisi bugunun tarihini baz alarak değiştirir.

Üretim yöntemi "Gün Farkına Göre"  seçildiğinde "Ön Ek" kısmına sadece fatura ön ekinin ilk 2 hanesi yazılmalıdır. Örne "OR". Geri kalan 3. haneyi program kendisi gün farkına göre 1,2,3,4,5,6,7 olarak değiştirecektir.

Bu durumda artık göndereceğinzi faturalar şu şekilde numralanacaktır.

Bugüne Farura keserseniz OR02018000000001,
Bir Gün Önceye  fatura keserseniz OR12018000000001, OR12018000000002 vb.
İki Gün Önceye fatura keserseniz   OR22018000000001, OR22018000000002 vb.
Üç Gün Önceye fatura keserseniz  OR32018000000001, OR32018000000002 vb.

Numara GİB Biçiminde

---

Tekrar Oluştur : Eğer e-faturaların numarası Gelirler İdaresinin istediği formatta ise  ( XXX2018000000001 ) E-fatura gönderme işleminde, faturanıza ait herhangi bir özellik tanımladığınız farklı bir kurala uyuyorsa o kuralın numarası ile yeniden numaralandırılır.

İşlem Yapma : Eğer e-faturaların numarası Gelirler İdaresi Başkanlığının istediği formatta ise  ( XXX2018000000001 ) E-fatura gönderme işleminde faturalarınzı tekrardan numaralanmaz.

İptal Faturaları

---

e-Arşiv Faturalarının bazılarını iptal etmiş yada e-faturalarınızdan bazılarına "red" cevabı geldiğinden dolayı iptal edilmiş olabilir.  Bu durumlarda iptal faturalarının yeniden numaralanıp nuralandırılmaması kullanıcı tericihe bırakılmıştır.

Gözardı Et : İptal edilen faturaların "iptal" durumuna bakılmaksızın yeniden numaralandırılır.

Dikkate Al : İptal edilen faturaların numarası kontrol edilir ve sonraki kullanılmayan numaralar faturalara verilir.

Doldurma Uzunluğu: FYS2014' den sonra "9" hane girilmek zorundadır.

Kullanıcı: Hazırlanan numaralama şablonu sadece belirlenen kullanıcı da çalışır.

Kullanıcı Grubu: Hazırlanan numaralama şablonu sadece belirlenen kullanıcı Grubuna dahil olan kullanıcılarda çalışır.

Fatura Türü: Hazırlanan numaralama şablonu, sadece belirlenen fatura tipinde hazırlanan faturalar için geçerli olur. ( e-Fatura, e-Fatura İhracat , e-Arşiv Mağaza, e-Arşiv İnternet )

Firma: Hazırlanan numaralama şablonu sadece seçilen firma için geçerli olur.

Fatura Başlangıcı: Muhasebe programınızda sabit olarak başlayan fatura numarasına sahip faturaları, numaralamak istiyorsanız buraya başlangıcını yazmalısınız. Örneğin muhasebe programınızda "EFAT" ile başlayan faturaları numaralamak istiyorsanz buraya EFAT yazmalısınız.

Firma Uyarlamaları

Fatura No Şablonu

Eğer Orkestra içerisinden Numaralama şablonu tanımlamışsanız, hazırlanan şablonun uygulanması için Firma uyarlamalarında bir değişiklik yapmanız gerekmektedir.

1- Logo Tanımlarından "Firmalar" nesnesi açılır.

2- Numaralama Şablonun uygulanacağı firma seçilir ve çift tıklanarak "E-Fatura Uyarlamaları" sekmesine geçiş yapılır.

3- E-Fatura uyarlamaları penceresinden "Gönderim" sekmesine geçiş yapıldıktan sonra "Fatura No Şablonu" alanına "Üret - Fatura No" seçeneği seçilir.

Üret Fatura No seçilmesi durumunda oluşturulan numaralama şablonunda belirlenen kurala uygun olarak Fatura Numarası üretilir.

Fatura Numarasının Değişimi

UBL Oluşturma

Logo yada Diğer muhasebe programınızda oluşturduğunuz TND0000000000001 (yada TND ile başlayan herhangi bir numaraya sahip Örn: TND011, TND012) Faturayı "E-Fatura Gönder" butonuna tıklayarak işleme sokarsanız; sistem oluşturduğunuz Numaralama Şablonuna göre ilgili faturaya yeni numarasını verir.

Örnek:

Aşağıdaki ekran görüntüsünde bulunan TND0000000000001 ve TND0000000000002 numaralı faturaların "E-Fatura Gönder" butonuna tıklanarak e-fatura dökümanlarının oluşturulması sağlanıyor.

Sonrasında varolan fatura sırasına göre, e-faturalar FYS2014 ile başlayan ve en  son numarada kalınan numaradan devam edilerek yeni numaralarına dönüşüyorlar.

TND0000000000001 >> FYS2014000000183

TND0000000000002 >> FYS2014000000184