E-Defter İkincil Kopyaları için yapılacak ayarlamalar

E-Defter dosyalarının entegratör sistemlerde saklanması GİB’ tarafından zorunlu hale getirilmiştir. 

GİB Saklama kılavuzundan alıntıdır.

“e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur. e-Defter ve beratların teknik yeterliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta saklama izni verilen özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde muhafaza usulü ile muhafaza edilmesi sürecinde e-Defter uygulamasına dâhil olan mükellefler ve özel entegratörler tarafından uyulması gereken genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin usul ve esaslar, Başkanlık tarafından hazırlanarak edefter.gov.tr adresinde yayımlanan “e-Defter Saklama Kılavuzu”nda açıklanır.

Orkestra E-defter programında;

*  İlk olarak entegratör de “Saklama” hizmetinin aktif hale gelmesi için saklama etiketlerin açılması ve firma mali mührü ile imzalanması gerekmektedir.

*  İmzalama işlemleri bittikten sonra orkestra e-defter programını çalıştırıyoruz ve ilgili bağlantıyı açıyoruz.  

* “Yükleme tanımları” sekmesine geçiş yapıyoruz.

*  FTP yazan butonun yanındaki ok simgesine tıklıyoruz ve açılan listeden “Orkestra Saklama” seçeneğini seçiyoruz.

*  Gelen ekranda;

•          Bağlantı Tipi: Orkestra Saklama (Varsayılan olarak pasif gelir)
•          Sunucu Adı/Adres: https://ws.orkestra.com.tr:443
•          Kullanıcı Adı: Entegratör müşteri kodu ve kullanıcı adı. (firma|kullaniciadi
•          Kullanıcı şifresi: Firma Entegrator şifresi. 
•          Firma Anahtarları: Tek firmanız varsa doldurulmasına gerek yoktur.

           Ancak ana firmanızın alt firmaları var ise ve e-faturacımda da müşteri kodları ortak ise bu durumda her bir firma için yeni bir Orkestra saklama kaydı oluşturulup müşteri kodu, kullanıcı ve şifreleri eklenmelidir.

  Firma anahtarı kısmına ise hangi firmada e-defter oluşturacaksa onun anahtar numarası yazılmalıdır.

  Örn : 9 firma numarası   ( -* ) bu firmanın tüm dönemleri demektir.

  

*  Firma anahtarlarına “Firma değiştir/Tüm Firma Listesini Göster” butonuna tıklayarak açılan firma listesinden en sağdaki sütundan ulaşabilirsiniz.

Not: Yükleme tanımlarında “Firma anahtarları” çıkmıyorsa Orkestra sürümünüz güncel değildir.

*  Ayarlar girildikten sonra ekranı kaydederek çıkıyoruz.

*  Defterleri yedeklenecek firmaya geçiş yaptıktan sonra ilgili aya ait defter oluşturma kaydını açıyoruz.

*  Üst menüde bulunan “Yedekle” butonuna tıklıyoruz ve gelen ekrana evet diyoruz. 

*  Yüklenecek defterlerin listesi ve yüklenecek hesap bilgisi karşımıza geliyor.

*  İleri butonuna tıklayıp gelen onay ekranına evet dedikten sonra defter yedekleri entegratör hesabına yükleniyor.