Dosya İçeriğinden Arama Nasıl Yapılır?

Dosyalama sisteminde dosyalar bir çok özelliğine göre ( Kayıt numarası, oluşturma zamanı, işlem tarihi, boyutu, kategorileri, anahtar kelimeleri, ilgili kişi, ilgili firma, Kullanıcı işlemleri v.b.) aranabilmekteydi.

Dosyalarınızı bu özellikleri dışında artık içeriklerine, içerdikleri kelime / kelime gruplarına göre de arayabileceksiniz.

Yetkilendirme için; Sistem yönetiminden, konu ile ilgili yetkilendirilecek kullanıcıların dahil olduğu yetki paketi seçilir. Yetki paketleri kartında "Operasyonlar" sekmesinden "Dosya İçeriğinden Arama" seçeneği seçilerek kullanıcılar yetkilendirilmiş olur.

Arama işlemi için;

1- Dosya / Dizin Arama butonun yanında bulunan üçgen simgesine tıklanır. Açılan seçeneklerden "Dosya İçeriğinde Ara" seçilir

2- Dosya İçeriği ara ekranında dosya adı kısmına dosyanın adını yada uzantısını yazabilirsiniz. Bu şekilde arama seçeneklerinizi sınırılandırmış olursunuz. Örneğin aradığınız dosya bir word dosyası ise dosya adı kısmına *.doc*  yazarak sadece word dosyalarına ulaşabilirsiniz.

* : tüm karakterler yerine geçer

.doc uzantısından sonra * eklemek dosya uzantısının .doc yada .docx olabileceği anlamına gelir Dosya uzantısından önce * karakterini eklemek ise dosya adının ne olduğunun önemli olmadığı anlamına gelir.

* karakterini aranacak içerik kısmında da kullanabilirsiniz. Örneğin en basit kullanımı ile 2010 fuar içeren dosyaları bulmak istiyorsunuz. Ama dosyalarda aradığınız kelime 2010 fuarı, 2010 fuarları, 2010 fuarında gibi biçimlerde de bulunabilir. Bunun için 2010 fuar* olarak aramanızı yaparsanız, sistem aradığınız kelimeleri ve kelimeye eklenen eklerin bulunduğu dosyaları listeler.

" .... " : aranan kelimenin tamamını belitmek için kullanılır.

Örneğin aranacak içerik kısmına "2011 Ankara Fuar" yazarsanız sistem tamamen yazdığınız kelimeyi arar. "2011 Ankara Fuar*" yazarsanız sistem 2011 Ankara fuarı, 2011 Ankara fuarları gibi fuar sonuna eklenen tüm eklerle beraber arama sonuçlarını listeler.

? : tek karakter yerine geçer

Dosyalarınızın içeriğinde arama yaparken bir kelimenin nasıl yazıldığından emin değilseniz o karakter yerine ? ekleyerek aramanızı yapabilirsiniz. Örneğin nüfus kelimesi dosyalarda nufus yada nüfus olarak yazılmış olabilir. Bu gibi durumlarda n?fus yazarak aramanızı başlatabilirsiniz.

~ : yaklaşık kelimeler

Tilda ile yapılan aramalar diğer aramalara göre daha uzun sürmektedir. Bu nedenden dolayı ~ ile aramalarınızı gerçekten ihtiyacınız olduğunuz zamanlarda kullanmalısınız.

Örneğin teklif kelimesini arayacaksınız ama hızlı yazmadan kaynaklı olarak "tekilf" olarak yazılmış. Bu gibi arama durumlarında ~teklif yazarak aramanızı başlatabilirsiniz.

ve:

Aralamalarınızda "ve" bağlacını da kullanabilirsiniz. Örneğin " 2011 ve teklif " yazdığınızda sistem belegeler içerisinde hem 2011 hemde teklif geçen dosyaları listeleyecektir. ( aynı belgede hem 2011 hemde teklif kelimesi geçenler )

veya:

Aramanızda "2011 veya teklif" yazarsanız sistem belgelerde 2011 geçen yada teklif geçen dosyaları listeleyecektir.

3- Dosya / Dizin Arama butonuna tıklanır. Açılan "Arama" ekranında "Aranacak" içerik kısmına aramak istediğiniz kelimeler yazılarak aramanızı başlatabilirsiniz. Aranacak kelimeler dışında dosyaya ait diğer özellikleri de belirleyerek arama seçeneklerinizi azaltabilirsiniz.