Gelen Evrak İşlemleri

Gelen evrak İç yazışma veya dış yazışma olmak üzere ikiye ayrılır.

Gelen evrak girişi “İşlem bekleyen evraklar” kök dizininde bulunan “Görevlerim” alanında sol tarafta “Gelen Evrak – Kurum İçi” veya “Gelen Evrak – Kurum dışı” seçeneklerine tıklayarak oluşturulur.

Gelen Evrak Oluşturma

İki tür gelen evrak bulunmaktadır. 

İşlem Bekleyen Evraklar modülünden Görevlerim veya Gelen Evrak alanına giriş yapıyoruz. İki tür gelen evrak tipi vardır. 

Gelen Evrak - Kurum İçi : Dağıtıma çıkan evrak tipleri gelen evrak iç yazışma türünde oluşturulur. Bunun yanı sıra dilekçe vb. gibi yazılar hazırlanabilir. 

Gelen Evrak - Kurum Dışı: Kurum dışından gelen evrakların bu türde oluşturulur. 

Sol üst menüde bulunan yeni evrak oluşturma butonu yanında bulunan ok simgesine tıklayarak "Gelen "

Kurum İçi Evrak Tarihi: Evrakın kuruma geliş tarihi yazılır.
Evrak Birimi: Evrakı işleyen birim girilir.
Evrakı Gönderen (Kuruluş, Tüzel Kişi, Gerçek Kişi, Personel ve Diğer): Evrakı gönderen Kurum, Kişi veya Personel bilgisi “…” butonuna tıklayarak açılır listeden veya kurum adını yazılarak altında açılan listeden seçim yapılır.
Gelen Evrak Tarihi: Evrak üzerindeki tarih yazılır.
İletim Yöntemi: Evrakın hangi yöntem ile geldiği seçilir. Posta, Elden, Kurye vb.
SDP Konu Kodu: “…” butonuna tıklayarak açılan listeden seçim yapılabilir veya kod yazılarak altında açılan listeden seçim yapılabilir.
Evrak konusu: Evrak konusu bu alana yazılır.
Belge içeriği: Resmi Yazışma, Dilekçe veya Genelge bilgileri bu alandan seçilebilir.
Güvenlik Seviyesi: İlgili güvenlik seviyeleri bu alandan seçilebilir.
İvedilik: İvedilik durumu bu alandan seçilir. Miadlı seçeneğini seçtiğimizde Miat alanında tarih seçilebilir duruma gelir.
İçerik Dili: İçerik dili buradan seçilir.
Evrak Grubu: Gruplama işlemleri için bu alanı seçilebilir.
İlgili Evrak: Önceden girilen bir evrak ile ilgiliyse “+” butonuna tıklanarak ilgi seçilebilir.
Gereği/Bilgi: Gereği, Bilgi ve Koordinasyon gibi roller seçilebilir. İlgili tipi alanında ise “Dış Kurum, İç Birim, Diğer, Personel ve Tüzel/Gerçek Kişi” kartlarından seçim yapılabilmektedir. Belirlenen ilgili tipine göre “İlgili” alanı seçilir.